The Mail Company muestra su solución para las empresas ante la obligación de comunicarse electrónicamente con la Administración

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Según la última publicación de la compañía asociada The Mail Company, especialista en Consultoría y Soluciones en Transformación Digital y Logística Documental, las empresas ya están obligadas por ley a comunicarse con la Administración sólo a través de medios electrónicos.

En vigor desde 2016, el pasado octubre se incorporaron dos de sus aspectos más innovadores y que marcarán el principio y fin de toda tramitación electrónica: el registro electrónico y el archivo electrónico único. Ya no hay vuelta atrás, ahora las empresas, por Ley, solo podrán comunicarse con la Administración por medios electrónicos, lo que se constituye en un verdadero reto para las empresas, con afectación a varios niveles: legal, operativo, financiero, etc. La modificación no afecta a la obligatoriedad de comunicarse electrónicamente con la Administración sino a la disposición final séptima de dicha ley, según la cual, entre otros, debería estar disponible un punto de acceso general electrónico de la Administración.

Esta modificación complica si cabe aún más la situación. El cumplimiento de esta Ley ya generaba de por sí la problemática organizativa que tienen las empresas. La novedad implica que ahora las empresas en lugar de disponer de un único punto de acceso pueden ser notificadas por cualquier nivel de las AAPP sin previo aviso de forma electrónica: por el momento, más de 8.000 ayuntamientos, 41 diputaciones, 17 comunidades autónomas, ministerios y diversos organismos públicos utilizan diversas plataformas tecnológicas y diferentes niveles de cumplimiento.

The Mail Company ofrece la solución GIO-NEOS, una solución que integra una única plataforma propia, GIO, las tres principales etapas en las notificaciones electrónicas obligatorias de las AA. PP que son: Acceso y descarga de notificaciones electrónicas; Clasificación y distribución interna de las notificaciones electrónicas y presentación de escritos; todo ello de forma monitorizada y plena trazabilidad. GIO-NEOS es ahora mismo más necesaria que nunca para las empresas, habida cuenta de que las AAPP seguirán migrando a un entorno digital sin que exista dicho punto de acceso único.

El mix de tecnología y personal especializado sincroniza el 100% del mapa de las AAPP en busca de notificaciones y, de haberlas, procede a su descarga a través de los correspondientes certificados digitales de nuestros clientes, debidamente almacenados de forma segura en un concentrador de certificados que permite administrar y restringir los permisos correspondientes.

Respecto a la clasificación y distribución de notificaciones, no es un asunto baladí por cuanto cabe establecer las reglas de negocio y políticas de distribución de cada organización cliente de forma ágil y certera dado que una vez descargadas se dan por notificadas y empiezan a correr los plazos. Respecto a la presentación significar que, si bien actualmente cada unidad de negocio parece ocuparse de sus propias gestiones y tenerlo controlado, no deja de ocuparles un tiempo muy valioso que podrán dedicar a tareas de mayor valor, sin olvidar la conveniencia de un sistema centralizado a efectos de una adecuada trazabilidad y control.

Los departamentos de contabilidad siguen recibiendo facturas en papel, procediendo a reexpedir en muchos casos dichas facturas a sus proveedores de gestión documental para su escaneo y proceso, lo que representa tiempo, sobrecostes y riesgos. La Cartería Digital como alternativa, digitaliza dichas facturas al recibirlas lo que significa que el cliente podría enviarlas ya en formato digital a su proveedor, por no decir que la propia cartería podría ya ejecutar su proceso, en menor tiempo y coste.

The Mail Company busca combinar lo mejor de ambas en un formato multicanal integral que aúne lo físico y lo digital. Las organizaciones todavía necesitan mantener su capacidad de gestionar flujos en formato físico, como por ejemplo documentación confidencial remitida a alta dirección; el aprovisionamiento o la paquetería.

Más información: www.themailcompany.es

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